（出典：カイポケ公式サイトより）

料金体系の詳細解説（2025年版）

初期費用0円の圧倒的メリット

カイポケの最大の魅力は、**初期費用が完全無料**である点です。従来のパッケージ型介護ソフトでは、導入費用として数十万円から数百万円の初期投資が必要でした。これに対し、カイポケは以下の費用がすべて0円で、月額料金のみで利用を開始できます。

• 初期費用：0円
• サポート費用：0円
• 法改正対応費用（バージョンアップ費用）：0円
• インターネット請求（伝送）費用：0円
• 違約金・解約金：0円

追加料金が発生しないポイント

月額定額制を採用しているため、事業所の成長や規模の拡大に伴う追加費用も発生しません。

• 利用者数が増えても追加料金なし
• 職員数（アカウント数）が増えても追加料金なし
• 端末数（PC、スマホ、タブレット）が増えても追加料金なし
• 機能追加による追加料金もなし（基本機能内）

特別割引・キャンペーン（2025年限定）

新規導入を検討する事業所向けに、業界最長クラスの無料体験期間や、初期コスト削減に繋がる支援サービスが提供されています。

• 最大36ヶ月無料体験： 新規申し込み事業所を対象に、最大3年間の無料試用期間が設定されています（適用条件あり）。
• データ移行サービス無料： 他社ソフトからの切り替えを検討している場合、既存の利用者データ移行を無料でサポートします。
• タブレットレンタル特価： 訪問記録などに活用できるタブレットを月額3,500円（税別）程度でレンタル提供しています。

記録業務を半減させる5つの核心機能

カイポケが記録業務の劇的な効率化を実現するのは、現場目線で設計された以下の核心機能によるものです。これらの機能の連動により、二重入力や転記作業が完全に排除されます。

1. スマホ・タブレット記録の自動連動機能

• 従来の課題： 手書き記録 → PC入力 → 実績作成 → 請求データ作成と、4つの工程を経て長時間（例：約120分/日）を要していました。
• カイポケ導入後： 現場でスマホ・タブレットに記録するだけで、その情報が自動で実績・請求データに反映・連動されます。これにより、作業工程が大幅に短縮され、業務時間を削減できます。

2. 音声入力対応で記録速度3倍向上

2025年版のアップデートで搭載が強化されたAI音声認識機能により、記録入力の速度が飛躍的に向上します。

• 音声入力活用： ケアの内容を話すだけでテキスト化されるため、手入力と比較して記録速度が大幅に向上します。
• 定型文登録： よく使うフレーズを定型文として登録することで、認識精度と入力速度をさらに高めることが可能です。

3. 写真付き連絡帳で情報共有の効率化

通所介護（デイサービス）や訪問サービスで特に効果を発揮する機能です。

• 視覚的な記録： 利用者様の表情、食事の様子、作品、または傷やあざの経過などを写真で記録できます。
• ご家族への連携： 写真付きの記録を自動でご家族向けの連絡帳に連携・送信できるため、情報共有のスピードと質が向上します。

4. データ連携機能による転記作業の完全排除

介護ソフトの最も重要な機能の一つです。

• 一気通貫： 訪問スケジュール、実績記録、請求データ作成のすべてがシステム内で自動連携します。
• ヒューマンエラー防止： 手作業による転記ミスがなくなるため、レセプトの返戻リスクが大幅に軽減され、月末の請求業務の負担が劇的に減少します。

5. リアルタイム情報共有システム

クラウド型のメリットを最大限に活かした機能です。

• 居場所を問わない情報確認： 事業所外からでも、管理者や他のスタッフがリアルタイムで利用者様の状況や記録を確認できます。
• 管理者の負担軽減： ヘルパーの訪問状況を管理者がリアルタイムで把握できるため、記録漏れや予定忘れを即座に発見し、月末の確認・修正作業の負担が軽減されます。

実際の導入成功事例とその効果

カイポケは、全国50,000件以上の事業所に導入されており、業務効率化と経営改善の具体的な成果を出しています。

事例：ライジングサン株式会社様（訪問介護）

導入前の課題として、膨大な記録用紙（年間約35,000枚）の確認や、実績への転記作業に多くの時間がかかっていました。また、紙ベースでの管理が運営指導対策の準備負担を増やしていました。

導入後の効果

• 記録用紙からの完全解放： 現場記録の電子化とデータ連携機能により、紙の記録用紙の確認・転記作業が不要になり、ペーパーレス化を実現しました。
• 間接業務の大幅効率化： 記録や帳票のチェックがPC一台で完結するようになり、運営指導対策の準備業務も大幅に効率化されました。

その他の導入効果（総括）

特定のコスト削減事例として、**年間100万円のコスト削減**や、**請求・事務作業時間が1/2に短縮**された事例が報告されています。

• ケアの質向上： 事務作業が減ることで、利用者様と直接関わる時間が増加し、スタッフの気持ちに余裕が生まれることでケアの質の向上に繋がっています。
• 働き方改革の推進： 残業の削減に加え、事務作業の効率化により時短勤務や在宅勤務の実現に貢献し、介護職員の離職防止や定着促進につながっています。

今すぐできる活用術と運用のコツ

導入初期の3ステップ戦略

スムーズな導入と定着には、段階的なステップを踏むことが重要です。カイポケは専属のサポート担当者による無料研修が提供されるため、初心者でも安心して進められます。

• ステップ1：基本操作の習熟（1-2週目）： スマホ・タブレットでの基本記録、利用者基本情報の登録、簡単な実績入力など、最も使用頻度の高い機能に慣れることを優先します。
• ステップ2：業務連携の実装（3-4週目）： 記録と実績の自動連動設定を行い、スタッフ間での情報共有ルールを策定。月末の請求業務への組み込みを開始します。
• ステップ3：高度機能の活用（5週目以降）： 音声入力の本格運用や、経営管理サービス、データ分析機能など、ケアの質向上や経営改善に繋がる高度な機能の活用に移行します。

記録業務効率化のベストプラクティス

現場での記録入力をさらに効率化するためのコツを紹介します。

• 音声入力活用のコツ： 認識精度を最大化するため、よく使う表現を定型文として事前に登録します。また、短文で区切って録音する方が、長文を一気に話すよりも認識ミスが少なくなります。
• 写真機能の効果的活用： 記録の説得力と情報量を増やすため、利用者の表情や活動の様子、そして傷やあざなどの経過観察記録を写真で残します。写真には客観的な情報としての価値があります。
• 紙媒体の完全排除： 介護ソフト導入の効果を最大限にするには、紙媒体の記録を完全にやめ、電子化された新しい業務手順（オペレーション）に統一することが重要です。

競合他社との比較分析

主要介護ソフトとの機能比較

介護ソフトの選定において、初期費用、ランニングコスト、機能の網羅性、サポート体制は重要な比較ポイントです。カイポケの優位性は、特にコスト面と機能の幅広さにあります。

項目	カイポケ（エス・エム・エス）	ほのぼのNEXT（NDソフトウェア）	ワイズマン（ワイズマン）
初期費用	0円	高額な初期費用が発生する場合が多い	システム設定料・導入費用が必要
月額料金（訪問介護等）	25,000円〜（定額制）	20,000円〜（機能による）	年間保守費含むパック料金など
スマホ/タブレット対応	◎（記録と請求の自動連動）	〇（携帯端末対応あり）	△（SP版など対応あり）
音声入力	◎（AI音声認識対応）	〇（対応製品あり）	×/△（基本機能にはない場合が多い）
無料体験	最大36ヶ月	1ヶ月〜（製品による）	1ヶ月（製品による）

（出典：各社公式情報および業界比較サイトより）

カイポケの優位性

1. 初期費用0円の圧倒的優位性： 他社が数十万円以上の初期投資を必要とするのに対し、カイポケは初期費用が完全に無料です。これにより、導入のリスクを最小限に抑え、開業初期の事業所でも導入しやすい環境を提供しています。
2. 最長36ヶ月の無料体験： 業界最長の無料試用期間（条件あり）を提供しており、導入前に事業所の運用スタイルに合うかをじっくりと検証できます。
3. 包括的な経営支援サービスの充実： 介護ソフトの機能だけでなく、早期入金サービス（ファクタリング）、福祉車両リース、介護用品の備品購入支援など、介護経営全般をトータルでサポートするサービスを会員限定価格で提供しています。

導入時の注意点とよくある質問

導入前に確認すべきポイント

• インターネット環境の確認： カイポケはクラウド型のシステムであるため、安定したインターネット接続が必須です。特に訪問サービスでは、ヘルパーの訪問先での接続安定性を事前に確認することが重要です。
• 既存データの移行準備： 過去の利用者データや実績データをCSVなどで出力できるかを確認し、無料データ移行サービスをスムーズに活用するための準備を進めます。
• スタッフへの研修とフォロー体制： ICT操作に不慣れな高齢スタッフやヘルパーがいる場合、導入後の操作研修（カイポケによる無料研修あり）に加え、社内での相互サポート体制を構築することが定着の鍵となります。

よくある質問と回答

Q: 停電やネット障害時はどうなる？

A: オフライン記録機能（サービス種別による）が提供されており、一時的にローカルに記録を保存し、接続復旧後に自動で同期されるため、業務を中断することなく記録を継続できます。

Q: セキュリティ面は大丈夫？

A: 金融機関レベルの暗号化技術を採用し、ISO27001などの国際的な情報セキュリティ基準に準拠しています。クラウドサービスとして強固なセキュリティ体制を維持しています。

Q: 他社からの移行期間は？

A: 通常、データの移行と初期設定、スタッフ研修を含めて2週間から4週間程度で移行が完了します。無料のデータ移行サービスを利用することで、業務を止めずに切り替えが可能です。

まとめ

介護ソフト「カイポケ」は、2025年問題に直面する介護現場にとって、記録業務の効率化と経営基盤の強化を両立させる包括的なソリューションです。初期費用0円、月額定額制という圧倒的なコスト優位性に加え、記録と請求データが自動で連動する「スマホ・タブレット記録」、記録速度を向上させる「音声入力」などの核心機能により、事務作業の時間を最大50%削減することが可能です。

また、法改正への無料自動対応、LIFE対応、そして業界最長クラスの最大36ヶ月無料体験といったサポート体制は、介護DXをこれから始める事業所にとって非常に大きなメリットとなります。 2025年以降の厳しい経営環境を乗り越え、ケアの質向上と働き方改革を同時に実現するためにも、カイポケは介護DXの新たなスタンダードとなりつつあると言えるでしょう。

監修者

株式会社ヘルツレーベン代表 木下 渉

株式会社ヘルツレーベン 代表取締役／医療・製薬・医療機器領域に特化したDXコンサルタント／
横浜市立大学大学院 ヘルスデータサイエンス研究科 修了。
製薬・医療機器企業向けのデータ利活用支援、提案代行、営業戦略支援を中心に、医療従事者向けのデジタルスキル教育にも取り組む。AI・データ活用の専門家として、企業研修、プロジェクトPMO、生成AI導入支援など幅広く活動中。

https://herzleben.co.jp/